Nommer pour mieux retrouver : les bonnes pratiques du nommage de documents

Vous ne retrouvez plus votre document qui se trouve quelque part entre document_final.docx, doc1.docx ou 15 juin 2025.docx ? Le guide Principes de nommage, disponible sur Mon espace RH / Gestion documentaire / Outils de gestion documentaire, est l’outil que vous devez consulter pour faciliter le repérage de vos documents. 

Ce document met de l’avant les principes et les bonnes pratiques quant au nommage des fichiers. Par exemple, le titre du fichier doit :   

1. Contenir minimalement certains éléments clés, tels que :  

a. le type de document (ex. : procès-verbal, formulaire, rapport, etc.); 
b. le sujet; 
c. la date au format ISO 8601 (AAAA-MM-JJ); 
d. la version (ex. : v1, v2, vf). 

2. Être représentatif et concis  

On doit être en mesure d’identifier son contenu sans devoir l’ouvrir. Il doit aussi être le plus court possible afin de favoriser l’interopérabilité entre les différents systèmes d’exploitation. 

3. Être exempt de caractères spéciaux (\ / ? : * “ < > )  

Sauf la barre de soulignement (_) ou le tiret (-) qui sont utilisés pour séparer les mots et les chiffres, par exemple, PV_CE_2025-05-05.pdf. 

Gardez en tête que certains principes peuvent être adaptés aux besoins de votre direction/ département afin d’assurer une gestion plus efficace et uniforme de vos documents.    

Si vous avez des questions ou souhaitez en savoir plus, communiquez avec nous :
Secteur de la gestion documentaire et des archives 
gestiondocumentaire@cegepgarneau.ca 

Article publié le 21 janvier 2026