L’art de nommer ses dossiers et ses documents numériques

Vous ne vous y retrouvez plus dans les documents de vos collègues? Les conventions de nommage sont les outils qu’il vous faut consulter!  

Disponible sur l’Intranet Employé, sélectionnez Gestion documentaire (archives), puis l’onglet Autres documents normatifs  / Principes et conventions de nommage des documents et des dossiers. 

Ces documents sont indispensables pour vous aider dans la gestion efficace des dossiers et des documents numériques. Une uniformisation des pratiques organisationnelles relatives au nommage permet de faciliter l’accès, le tri, le partage de l’information et la conservation à moyen et à long terme.  

Les principes et les conventions de nommage servent également à éviter les problèmes techniques générés par les différentes contraintes propres à chaque système d’exploitation. Par exemple, il se peut qu’un document transféré de Windows vers Mac, avec une nomenclature non conforme, ne soit pas reconnu.  

Ainsi, le Secteur de la gestion documentaire et des archives recommande que les unités administratives aient des règles de nommage qui respectent ces principes.  

Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions et nous pouvons vous fournir une formation pour utiliser ces outils de gestion documentaire.  

Secteur de la gestion documentaire et des archives  
418-688-8310, poste 2470  
gestiondocumentaire@cegepgarneau.ca 

Article publié le 25 septembre 2024.