En as-tu vraiment besoin? Les renseignements personnels et le critère de nécessité

Lorsqu’il s’agit de traiter des renseignements personnels, soit de les recueillir ou de les utiliser, un critère s’impose : celui de la nécessité. Il vise notamment à réduire les atteintes à la vie privée et à éviter des atteintes inutiles à la vie privée des personnes concernées par ces renseignements.

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels réfère à ce critère à de nombreuses occasions, dont lorsqu’elle nous dit qu’on :

• ne peut communiquer que les renseignements nécessaires ;
• doit conserver les renseignements seulement pour la durée nécessaire ;
• doit utiliser les renseignements nécessaires à l’exécution de nos fonctions.

Mais que veut dire le terme « nécessaire »?

Selon le dictionnaire Le Robert, ce terme désigne ce qui s’impose, ce dont on ne peut se passer.

Ainsi, un renseignement est nécessaire s’il est indispensable, requis, essentiel à l’atteinte d’un objectif. Il va sans dire que cet objectif doit quant à lui être sérieux, légitime et précis. Un renseignement qu’il serait seulement pratique ou utile d’obtenir ne pourrait être recueilli ou utilisé.

L’analyse entourant le critère de nécessité peut être complexe, mais débuter avec ces questions :

• Quel est mon véritable objectif? Est-il sérieux, légitime et précis?
• Est-ce que le renseignement personnel que je souhaite recueillir est nécessaire à l’atteinte de mon objectif?
• Existe-t-il un autre moyen d’atteindre mon objectif qu’en obtenant ou utilisant ce renseignement personnel?

Et vous, en avez-vous vraiment besoin? Bonne réflexion! 

La Direction des ressources humaines et des affaires corporatives
affairescorporatives@cegepgarneau.ca 

Article publié le 5 mars 2025